INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR

1. Titolare del trattamento

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”), Ridix S.p.A., in qualità di Titolare del trattamento, informa gli interessati in merito al trattamento dei dati personali effettuato in relazione alla partecipazione a eventi, seminari, workshop, open house, visite aziendali, visite presso fornitori o partner e ad altre iniziative organizzate o promosse da Ridix S.p.A.

Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati personali e per l’esercizio dei diritti previsti dal GDPR è possibile contattare il Titolare all’indirizzo e-mail:

privacy@ridix.it

2. Tipologia di dati personali trattati

Nell’ambito della gestione dell’evento potranno essere trattati, a titolo esemplificativo:

• dati anagrafici e identificativi;
• dati relativi all’azienda di appartenenza, ruolo e/o funzione professionale;
• dati di contatto, quali indirizzo e-mail e numero di telefono;
• informazioni necessarie alla gestione della partecipazione all’evento;
• eventuali informazioni comunicate volontariamente dall’interessato nell’ambito dell’iscrizione o della partecipazione.

In relazione a specifiche esigenze organizzative, potranno essere raccolte ulteriori informazioni strettamente necessarie alla gestione dell’evento, ad esempio esigenze alimentari o altre informazioni necessarie per l’organizzazione dell’iniziativa. Tali informazioni saranno trattate esclusivamente per le finalità connesse alla specifica esigenza e nel rispetto della normativa applicabile.

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

a) Gestione dell’iscrizione e della partecipazione all’evento

I dati saranno utilizzati per raccogliere e gestire le iscrizioni, organizzare la partecipazione, predisporre gli elenchi dei partecipanti, gestire eventuali comunicazioni organizzative e fornire le informazioni necessarie allo svolgimento dell’iniziativa.

La base giuridica del trattamento è rappresentata dall’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e, ove applicabile, dal perseguimento del legittimo interesse del Titolare alla corretta organizzazione e gestione delle proprie iniziative aziendali.

b) Gestione degli aspetti organizzativi e amministrativi

I dati potranno essere trattati per la gestione degli aspetti logistici e amministrativi connessi all’evento, nonché per adempiere agli eventuali obblighi previsti dalla legge.

La base giuridica è rappresentata dall’adempimento di obblighi di legge e, ove applicabile, dal legittimo interesse del Titolare alla corretta organizzazione dell’attività aziendale.

c) Comunicazioni relative all’evento

L’indirizzo e-mail e gli altri dati di contatto potranno essere utilizzati per inviare comunicazioni strettamente connesse all’evento al quale l’interessato si è iscritto, quali conferme di iscrizione, informazioni logistiche, variazioni di programma, comunicazioni relative alla partecipazione e altre comunicazioni necessarie alla gestione dell’iniziativa.

La base giuridica è rappresentata dall’esecuzione delle misure richieste dall’interessato e/o dal legittimo interesse del Titolare alla corretta gestione dell’evento.

d) Documentazione e comunicazione dell’evento mediante fotografie e riprese video

Durante lo svolgimento dell’evento potranno essere realizzate fotografie e/o riprese video nelle quali i partecipanti potranno essere riconoscibili.

L’eventuale utilizzo delle immagini per finalità di comunicazione istituzionale e promozionale di Ridix S.p.A., compresa la pubblicazione sul sito internet aziendale, sui profili social ufficiali e su materiali di comunicazione aziendale, sarà effettuato secondo le modalità e sulla base giuridica specificatamente indicate nell’apposita richiesta di consenso eventualmente presentata all’interessato.

Il mancato rilascio del consenso all’utilizzo promozionale delle immagini non pregiudica la possibilità di partecipare all’evento.

4. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato mediante strumenti cartacei, informatici e/o telematici, secondo principi di correttezza, liceità, trasparenza, minimizzazione e sicurezza e comunque nel rispetto delle disposizioni previste dal GDPR.

I dati saranno trattati esclusivamente da soggetti autorizzati al trattamento e, ove necessario, da soggetti nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

5. Comunicazione dei dati e categorie di destinatari

I dati personali potranno essere comunicati, nei limiti strettamente necessari alle finalità sopra indicate, a soggetti che collaborano con Ridix S.p.A. nell’organizzazione e nella gestione degli eventi, quali, a titolo esemplificativo:

• società e professionisti incaricati dell’organizzazione dell’evento;
• società incaricate della gestione delle iscrizioni e delle comunicazioni;
• strutture alberghiere, società di trasporto e altri fornitori di servizi logistici, quando necessari per l’organizzazione dell’iniziativa;
• fornitori incaricati della realizzazione di materiali informativi, badge, cartellonistica o altri materiali relativi all’evento;
• fotografi, videomaker e fornitori incaricati della documentazione dell’evento;
• consulenti e professionisti di Ridix S.p.A., nei limiti delle rispettive competenze;
• autorità, enti o soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge.

L’elenco aggiornato degli eventuali Responsabili del trattamento può essere richiesto al Titolare.

6. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

I dati personali non saranno trasferiti verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali, salvo che tale trasferimento sia necessario per l’utilizzo di specifici servizi o piattaforme o per l’organizzazione dell’evento e avvenga nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR.

In tali casi, saranno adottate le garanzie previste dalla normativa applicabile.

7. Periodo di conservazione

I dati personali saranno conservati per il periodo necessario alla gestione dell’evento e degli adempimenti ad esso connessi.

Successivamente, i dati potranno essere conservati per il periodo necessario all’adempimento degli obblighi di legge o alla tutela dei diritti del Titolare.

Qualora i dati siano utilizzati per ulteriori finalità, quali attività di marketing o comunicazione, saranno applicati gli specifici periodi di conservazione previsti per tali finalità.

Le fotografie e le riprese video saranno conservate per il periodo necessario alle finalità per le quali sono state raccolte e, nel caso di utilizzo per finalità di comunicazione e promozione, secondo quanto indicato nella relativa richiesta di consenso.

8. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari nel modulo di iscrizione è indispensabile per consentire a Ridix S.p.A. di gestire la richiesta di partecipazione e organizzare l’evento.

Il mancato conferimento dei dati necessari potrà comportare l’impossibilità di procedere con l’iscrizione o di garantire la partecipazione all’iniziativa.

Il conferimento degli eventuali dati richiesti per finalità ulteriori e facoltative è invece libero e il mancato conferimento non pregiudica la partecipazione all’evento, salvo che tali dati siano necessari per specifiche esigenze organizzative richieste dall’interessato.

9. Processo decisionale automatizzato

Il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito della gestione degli eventi non comporta l’adozione di decisioni basate esclusivamente su processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o che incidano significativamente sull’interessato.

10. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del Regolamento e in particolare:

• ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali e, in tal caso, ottenere l’accesso ai dati e alle informazioni previste dall’art. 15;
• ottenere la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
• ottenere la cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17;
• ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18;
• ricevere i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e trasmetterli ad altro titolare, nei casi previsti dall’art. 20;
• opporsi al trattamento nei casi previsti dall’art. 21;
• revocare, in qualsiasi momento, il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso effettuato prima della revoca.

Per esercitare i propri diritti è possibile contattare il Titolare del trattamento all’indirizzo privacy@ridix.it.

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, quale Autorità di controllo competente, qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile.

11. Informazioni aggiuntive

La presente informativa si applica ai trattamenti effettuati in relazione alla partecipazione a eventi, seminari, workshop, open house, visite aziendali e iniziative analoghe organizzate o promosse da Ridix S.p.A.

Per eventuali trattamenti ulteriori rispetto a quelli descritti nella presente informativa, Ridix S.p.A. fornirà, ove necessario, specifiche informazioni e/o richiederà il relativo consenso.